VISITA

De ColombiaSoftware

Revisión de 11:10 10 may 2011

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICION Y ABREBIATURAS

VISITA: ES UN PROGRAMA QUE PERMITE A NUESTROS INGENIEROS REALIZAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DE CAPACITACION Y/O VISITA.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

1. Toda visita que se lleve a cabo debe tener registro en el Toolproject/visita.

2. Los registros impresos de las visitas deben ser firmados por el usuario que recibió la atención.

3. Es responsabilidad del funcionario de Colombia Software que ejecuta la visita registrar los pendientes que se generen con el cliente en el Toolproject/Helpdesk

5. PROCREDIMIENTO

Pasos y reglas que se deben cumplir

Los siguientes pasos detallan la forma de llevar a cabo el proceso.

Tenga en cuenta:

1. El modulo de vistas permite tanto crear la programación de una visita como ejecutar el registro de la misma en el momento.

2. La aplicación no le va permitir hacer el control atención si las actividades no se encuentran chequeadas y en estado visita.

3. La aplicación no le va a permitir asignar una fecha menor a la actual cuando esté realizando una programación.

4. La aplicación no le va permitir grabar el registro si las fechas de las actividades son menores a la fecha del encabezado

5. La aplicación no le va permitir grabar un registro si está realizando una programación y tiene las actividades chequeadas

6. Para registrar satisfactoriamente la programación o visita se debe contar previamente con la siguiente información:

1. Crear la empresa

-Ingresar a la aplicación

a. Entrar a la aplicación ToolProject b. Ingresar el login y password c. Escoger el paquete 'Básicos' d. Escoger Empresa

- Diligenciar el formulario

Ingresa los campos obligatorios

a. Ingresar el número de documento de la empresa

b. Seleccionar cual es el tipo de documento

c. Ingresar el código del ministerio

d. Ingresar nombre de la empresa

e. Ingresar la dirección de la empresa

f. Ingresar el teléfono de la empresa

h. Ingresar la ciudad de la empresa

i. Ingresar la vigencia de la póliza de la empresa

j. Ingresar aseguradora de la empresa

k. Ingresar el código contable con el cual lo identifica Colombia Software

l. Escoge el plan cuenta

M. Seleccionar la moneda base de la empresa

N. Click en el botón Grabar

2. Crear el cliente

- Ingresar a la aplicación

e. Entrar a la aplicación ToolProject f. Ingresar el login y password g. Escoger el paquete 'Maestros' h. Escoger Cliente

- Diligenciar el formulario

Ingresa los campos obligatorios

a. Seleccionar el tipo del documento

b. Digitar el número del documento

c. Seleccionar el tipo de persona

d. Ingresar Nombre o Razón Social

e. Escoger la actividad económica

f. Seleccionar el estatus del cliente

g. Escoger la ciudad de radicación del cliente

h. Seleccionar la empresa a la cual se relaciona el cliente

i. Click en el botón Grabar

3. Crear usuario

- Ingresar a la aplicación

i. Entrar a la aplicación ToolProject j. Ingresar el login y password k. Escoger el paquete 'Básicos' l. Escoger Usuario

- Diligenciar el formulario

Ingresa los campos obligatorios

a. Digita el login con el que se va identificar el usuario. La sintaxis a manejar es la siguiente: primera letra del primer nombre + primer apellido b. Ingresar nombre completo del usuario

c. Clave con la cual entrara al sistema

d. Repetición de la clave

e. Escoger la Ciudad del usuario

f. Ingresar el email del usuario

g. Escoger el estado activo, cuando el usuario deja de

  pertenecer a la empresa se cambia a inactivo

h. Escoger el cliente para al que pertenece el usuario

i. Seleccionar el área a la cual pertenece el usuario

j. Seleccionar tipo de usuario. El tipo Empresa son para los usuarios de Colombia Software

k. Click en el botón 'Grabar usuario'

4. Crear una visita o una programación

- Ingresar a la aplicación

a. Entrar a la aplicación ToolProject b. Ingresar el login y password c. Escoger el paquete 'Administrativo' d. Escoger Visita

Diligenciar el formulario

a.Escoger el cliente al cual se le está visitando o programando la visita b.Escoger el usuario que atenderá la visita, por defecto el sistema llamara a los usuarios que estén relacionados con el cliente c.escoger la ciudad en la cual se va o se está llevando a cabo la visita d.Dirección del cliente visitado o a visitar e.Teléfono del cliente visitado o a visitar f.Escoger el proyecto del cual va ser tema en la visita, por defecto el sistema trae los proyectos que están relacionados con el cliente g.El técnico, es la persona de Colombia Software que está llevando a cabo la visita h.estado: programación o visita. El estado programación lo utilizamos como su nombre lo dice para definir las actividades que se van llevar a cabo en una visita, mientras que el estado visita es para permitir hacer el registro en el momento en que nos encontramos con el cliente. i.Ingresar la fecha en la cual vamos o se está haciendo la visita. j.Hora entrada y salida: tiempos para llevar a cabo la visita. Manejarlo en hora militar. k.Cuando las visitas se hacen por dos o más personas de Colombia Software, en los campos Tecnico1 y Tecnico2 se pueden registrar

Pendientes:

Definir cada uno de los pendientes, relatando claramente el hecho puntual, según la siguiente sintaxis:

Modulo/procedimiento/actividad, problema u actividad a realizar, fecha de compromiso. Ejemplo:

Tipo pendiente: Empresa

Pendiente: se requiere tener en cuenta en el modulo de remesas la forma como se va a conectar con el modulo de vales para validar la transferencia de pago, en lo cual se cuenta con un plazo de 15 días para validarlo con el usuario pepito perez.

Actividades:

• Detallar completamente la actividad ejecutada, por ejemplo:

Actividad: Revisar la aceptación del modulo de remesa y vehículos por parte del área de despacho y el gerente

Contacto: Pepito Pérez, María Pérez

Fechas: 31/Agosto/2009

Hora: 9:50am

Realizada: Si es una visita se chequea, de lo contrario se deja en blanco

Apéndice:

• Permite adjuntar un archivo con el fin de ampliar la visita

Tiempo Control Atención

• Permite registrar el tiempo invertido en la visita. Recuerde el punto 2 del menú 'tenga en cuenta'.