VISITA
De ColombiaSoftware
| MANUALLES |
| PROCEDIMIENTO | CODIGO | VIGENCIA | VERSION |
|---|---|---|---|
| VISITA | PP - PR03 | 1/DIC/2009 | 1 |
| VERSION | FECHA | ELABORO/CARGO | REVISO/CARGO | APROBO/CARGO | APORTE AL CAMBIO |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1/DIC/2009 | Adriana Patricia Lucema / Coordinadora de calidad | xxxx | xxxx | Lanzamiento del procedimiento |
| 2 | xxxx | Jhon Maikol Fierro / asistente de calidad | xxxx | xxxx | xxxx |
- 1. OBJETIVO
Planificar y consolidar las actividades ejecutadas y los pendientes asociados a la visita generada a los clientes
- 2. ALCANCE
- 3. DEFINICION Y ABREVIATURAS
- 4. CONSIDERACIONES GENERALES
1. Toda visita que se lleve a cabo debe tener registro en el Toolproject/visita.
2. Los registros impresos de las visitas deben ser firmados por el usuario que recibió la atención.
3. Es responsabilidad del funcionario de Colombia Software que ejecuta la visita registrar los pendientes que se generen con el cliente en el Toolproject/Helpdesk.
4. El funcionario de COLOMMBIA SOFTWARE debe de registrar los pendientes con su respectiva fecha de entrega.
- 5. PROCREDIMIENTO
ACTIVIDADES
Tener en cuenta que en el modulo de vistas
Puede Crear la programación de una visita y ejecutar el registro de la misma en el momento.
La aplicación no le va permitir hacer el control atención si las actividades no se encuentran chequeadas y en estado visita.
La aplicación no le va a permitir asignar una fecha menor a la actual cuando esté realizando una programación.
La aplicación no le va permitir grabar el registro si las fechas de las actividades son menores a la fecha del encabezado.
La aplicación no le va permitir grabar un registro si está realizando una programación y tiene las actividades chequeadas.
Para registrar satisfactoriamente la programación o visita se debe contar previamente con la siguiente información:
Crear la empresa e ingresar a la aplicación los diferentes documentos aplicables según la empresa le especifique.
Entrar a la aplicación toolproject.
Ingresar el login y password.
Escoger el paquete 'básicos'.
Escoger empresa.
Diligenciar el formulario.
Ingresa los campos obligatorios.
Ingresar el número de documento de la empresa.
Seleccionar cual es el tipo de documento.
Ingresar el código del ministerio.
Ingresar nombre de la empresa.
Ingresar la dirección de la empresa.
Ingresar el teléfono de la empresa.
Ingresar la ciudad de la empresa.
Ingresar la vigencia de la póliza de la empresa.
Ingresar aseguradora de la empresa.
Ingresar el código contable con el cual lo identifica Colombia software.
Escoger el plan cuenta.
Seleccionar la moneda base de la empresa.
Click en el botón grabar.
Crear el cliente.
Ingresar a la aplicación.
Entrar a la aplicación toolproject.
Ingresar el login y password.
Escoger el paquete 'Maestros.'
Escoger Cliente.
Diligenciar el formulario.
Ingresa los campos obligatorios.
Seleccionar el tipo del documento.
Digitar el número del documento.
Seleccionar el tipo de persona.
Ingresar Nombre o Razón Social.
Escoger la actividad económica.
Seleccionar el estatus del cliente.
Escoger la ciudad de radicación del cliente.
Seleccionar la empresa a la cual se relaciona el cliente.
Click en el botón Grabar.
Crear usuario
Ingresar a la aplicación
Entrar a la aplicación toolproject
Ingresar el login y password
Escoger el paquete 'Básicos'
Escoger Usuario
Diligenciar el formulario
Ingresa los campos obligatorios
Digita el login con el que se va identificar el usuario.
La sintaxis a manejar es la siguiente: primera letra del primer nombre + primer apellido
Ingresar nombre completo del usuario
Clave con la cual entrara al sistema
Repetición de la clave
Escoger la Ciudad del usuario
Ingresar el email del usuario
Escoger el estado activo, cuando el usuario deja de pertenecer a la empresa se cambia a inactivo
Escoger el cliente para al que pertenece el usuario
Seleccionar el área a la cual pertenece el usuario
Seleccionar tipo de usuario. El tipo Empresa son para los usuarios de Colombia Software
Click en el botón 'Grabar usuario'
Crear una visita o una programación
Ingresar a la aplicación
Entrar a la aplicación toolproject
Ingresar el login y password
Escoger el paquete 'Administrativo'
Escoger Visita
Diligenciar el formulario
Escoger el cliente al cual se le está visitando o programando la visita
Escoger el usuario que atenderá la visita, por defecto el sistema llamara a los usuarios que estén relacionados con el cliente
escoger la ciudad en la cual se va o se está llevando a cabo la visita
Dirección del cliente visitado o a visitar
Teléfono del cliente visitado o a visitar
Escoger el proyecto del cual va ser tema en la visita, por defecto el sistema trae los proyectos que están relacionados con el cliente
El técnico, es la persona de Colombia Software que está llevando a cabo la visita estado:
Programación o visita.
El estado programación lo utilizamos como su nombre lo dice para definir las actividades que se van llevar a cabo en una visita, mientras que el estado visita es para permitir hacer el registro en el momento en que nos encontramos con el cliente.
Ingresar la fecha en la cual vamos o se está haciendo la visita.
Hora entrada y salida: tiempos para llevar a cabo la visita. Manejarlo en hora militar.
Cuando las visitas se hacen por dos o más personas de Colombia Software, en los campos Tecnico1 y Tecnico2 se pueden registrar
